Memahami Transformasi Digital
Transformasi digital adalah pemanfaatan teknologi untuk mengubah strategi dan proses bisnis menjadi digital. Istilah tersebut sudah semakin sering muncul ke permukaan, mengingat saat ini hidup manusia kian rekat dengan teknologi.
Dalam skala organisasi, terlepas dari besar kecilnya organisasi tersebut, semakin bergantung dengan teknologi demi memberikan nilai lebih kepada penggunanya. Teknologi terbukti mampu mengubah pendekatan manual nan konvensional menjadi serba digital.
Transformasi digital dibentuk oleh tiga komponen utama, yaitu:
- Orang
Dalam konteks transformasi digital, makna ‘orang’ bukan hanya mengenai sumber daya manusianya saja, melainkan struktur dan budaya organisasi yang mendukung prosesnya. Perpaduan antara bakat individu dan baiknya struktur organisasi akan menghasilkan kultur kerja kolaboratif, fleksibel, dan efisien.
- Bisnis
Melalui pemanfaatan teknologi, organisasi dapat mengembangkan strategi dan model bisnis baru. Tentunya, strategi bisnis berlandaskan transformasi digital ini harus dapat mengatasi berbagai masalah dalam proses bisnis manual-konvensional.
- Teknologi
Teknologi adalah perantara sebuah organisasi dapat melakukan transformasi dari konvensional ke digital. Dengan mengadopsi teknologi baru, organisasi dapat meningkatkan layanan hingga menciptakan inovasi demi memberikan nilai lebih.
Nyatanya, tiga komponen pembentuk transformasi digital tersebut dapat ditemukan di organisasi mana pun, termasuk di perguruan tinggi. Salah satu contoh adalah penerapan di Universitas Sanata Dharma.
Mengenal Universitas Sanata Dharma
Universitas Sanata Dharma adalah salah satu perguruan tinggi swasta tertua di Indonesia. Berawal dari ide Prof. Moh. Yamin untuk mendirikan Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) serta dukungan dari beberapa yayasan Katolik, PTPG Sanata Dharma resmi berdiri pada tanggal 20 Oktober 1955.
Sempat mengalami beberapa kali perubahan nama, akhirnya pada 20 April 1993, Universitas Sanata Dharma (USD) resmi ditetapkan sebagai perguruan tinggi swasta dalam cakupan universitas. Kini, USD memiliki 8 Fakultas dengan 25 Program Studi Program Sarjana, 3 Program Studi Program Vokasi, 1 Program Studi Program Profesi, 8 Program Studi Program Magister, dan 1 Program Program Studi Program Doktor.
Demi mendukung perkembangan transformasi digital di tingkat universitas, USD bekerja sama dengan BRIAPI dan menerapkan sistem keuangan yang lebih mudah, cepat, aman, serta transparan. Dengan dukungan BRIAPI, USD akan terus melanjutkan proses transformasi ini.
Tantangan
Dalam kurun satu dekade terakhir, segala urusan administrasi dan keuangan kampus USD masih didominasi oleh berbagai proses manual. Hal ini menjadi tantangan tersendiri, ditambah dengan kondisi pandemi Covid-19 yang mendorong semakin dibutuhkannya teknologi untuk mendukung keberlangsungan sistem pembelajaran hingga tata kelola keuangan kampus USD.
Namun, transisi dari seluruh proses manual menuju digital perlu disesuaikan dengan arah dan kebijakan kampus. Karena nyatanya, penguatan sistem IT kampus membutuhkan berbagai penyesuaian, khususnya dari segi kapasitas dan fleksibilitas tugas yang dapat dikerjakan secara manual.
USD pun selalu mencari teknologi terbaru baik di sisi software maupun hardware demi meningkatkan kualitas pelayanannya. Ini karena USD memahami bahwa teknologi selalu berkembang sehingga pihak universitas berusaha untuk selalu mengikuti perkembangan tersebut.
Hal ini sejalan dengan persiapan USD menuju transformasi digital. Tiga komponen pembentuk transformasi digital terus dioptimalkan, yakni orang, bisnis, dan teknologi.
Dari sisi orang, USD melakukan pembagian kerja yang efektif terhadap seluruh tenaga IT. Sementara itu, dari sisi bisnis dan teknologi, USD melakukan berbagai persiapan agar pengembangan sistem dapat terus berjalan.
Baca juga: Adopsi Open Banking di 2022 Percepat Digitalisasi Perbankan
Solusi
Salah satu upaya USD untuk memperkuat komponen bisnis dan teknologi adalah melakukan integrasi dengan BRIAPI.
Sejak tahun 2019, USD dan BRIAPI telah menginisiasi diskusi terkait kolaborasi dan berbagai use case potensial yang dapat digali bersama. Kemudian, selama tahun 2020 hingga 2021, USD memulai pengembangan dan integrasi salah satu produk BRIAPI, BRIVA, di sistemnya.
Pada Januari 2022 lalu, USD memulai uji coba pembayaran untuk internal kampus dengan memanfaatkan BRIVA. Hasil uji coba tersebut adalah, BRIVA telah mempermudah bagian keuangan kampus dalam tata kelola keuangan dan pembayaran.
“BRIAPI benar-benar membantu berbagai proses pembayaran, salah satunya pembayaran mahasiswa. Dulu, mahasiswa harus datang ke kampus untuk melakukan konsolidasi terkait pembayaran. Sekarang, mahasiswa dapat menyelesaikan pembayaran via mobile banking,” ucap Danang, anggota tim IT Universitas Sanata Dharma.
Bahkan, dengan sistem cicilan yang dikembangkan oleh USD, pembayaran mahasiswa pun dapat lebih mudah dan nyaman. Salah satu bank yang mendukung sistem cicilan USD ini adalah BRI melalui BRIAPI.
Proses Integrasi
Selama proses integrasi BRIAPI ke USD pada 2020-2021, Danang beserta tim IT USD merasa sangat terbantu dengan pelayanan maksimal dari tim BRIAPI. Koordinasi dilakukan secara intens melalui grup diskusi di WhatsApp. Sehingga, kedua pihak dapat memantau perkembangan proses integrasi.
“Ketika ada issue, kami diskusikan di grup dan tim BRIAPI selalu merespons setiap kendala yang hadir dalam proses integrasi kami. Mereka juga solutif dalam memberikan masukan hingga kami benar-benar dapat mengintegrasikan BRIVA di USD,” kata Danang.
Ia turut menambahkan, bahwa tim IT USD masih perlu mempelajari setiap aspek dan fitur yang ada di BRIAPI. Penggunaan tools terkait API testing seperti Postman menjadi salah satu yang harus ditelaah oleh mereka. Di samping itu, tim BRIAPI turut membantu melalui edukasi dan advokasi terkait implementasi open API, dengan tujuan agar bisnis dapat turut tumbuh bersama BRIAPI.
“Sambil belajar secara mandiri, kami juga bertanya ke tim BRIAPI tentang penggunaan Postman dan tools lain yang dapat membantu proses integrasi. Lagi-lagi, tim BRIAPI membantu kami untuk memahami setiap detail dari open API ini,” ujar pria lulusan USD tersebut melanjutkan.
Baca juga: Digitalisasi UMKM Dongkrak Pendapatan UMKM di 2022
Visi Bersama BRIAPI
Demi menyongsong transformasi digital yang berkelanjutan, USD akan terus mengembangkan kerja sama mereka dengan BRIAPI. Maka ke depannya, pihak universitas pun akan melihat dan menganalisis fitur-fitur BRIAPI lainnya yang sesuai dengan kebutuhan kampus.
“Kami memiliki visi yang panjang dengan transformasi digital ini. Setelah tahu bahwa BRIAPI mempermudah pembayaran, bisa dari channel mana pun, kami akan mencocokkannya dengan kebutuhan USD,” ujar Danang.
Di samping itu, tim IT USD pun akan mengeksplorasi lebih jauh tentang teknologi BRIAPI agar dapat melanjutkan proses transformasi digital di kampus USD.
“Kami akan terus mengembangkan diri dan berinovasi demi menciptakan pengalaman digital terbaik bagi civitas USD, khususnya dari sisi administrasi dan keuangan. Tentunya, dukungan dari BRIAPI sangat berarti bagi kami untuk mewujudkan harapan tersebut,” tutup Danang.
***
